Voer je periodieke gesprekken met de ouders en wil je deze gesprekken via Social Schools inplannen? Gebruik dan de oudergesprekkenplanner. In deze handleiding laten we je zien hoe je een planning maakt.

Inplannen

Het inplannen van de oudergesprekken bestaat uit 5 stappen:

1. Algemene instellingen. 
2. Leerlingen selecteren.
3. Gespreksperiode selecteren.
4. Tijden alvast toewijzen.
5. Inschrijfperiode selecteren.

Tip: Je kunt altijd halverwege de stappen de planning verlaten; de planning wordt dan in concept opgeslagen. Daarnaast kun je iedere stap achteraf nog wijzigen, handig als je toch nog extra tijdsloten wilt aanmaken of de inschrijfperiode wilt wijzigen.

1. Algemene instellingen

1. Eerst gaan we een planning aanmaken, klik in het linkermenu op 'Administratie'.
   Selecteer vervolgens de groep waarvoor je het gesprek wil aanmaken.
   Let op! Je dient wel aan de groep gekoppeld te zijn, als groepseigenaar, om de gesprekken aan te kunnen maken.
    
2. Nadat je een groep hebt gekozen opent het volgende scherm:
   Afbeelding: oudergesprekken overzicht
   

3. Klik vervolgens op de knop 'Oudergesprekken plannen'. 
   Afbeelding: algemene instellingen
   

   Hier vul je vervolgens de titel in van het gesprek en geef je een korte  'optionele' beschrijving of toelichting. De titel en beschrijving worden meegestuurd bij de uitnodiging naar de ouders toe.
   Bij de optie 'Tijdslot per gesprek' bepaal je de lengte van de gesprekken en heb je de optie om tussen de gesprekken een pauze in te voeren.
   Als alle velden zijn ingevuld klik op 'Volgende' 
    

2. Leerlingen selecteren

Selecteer in dit veld de leerlingen/ouders die je wilt uitnodigen voor je gesprek.
Je kan alle leerlingen in 1x selecteren of specifieke leerlingen uitnodigen door de vinkjes te gebruiken.
Na het selecteren van de leerlingen, klik je op 'Volgende' onderaan de pagina.

Afbeelding: selecteer leerlingen


Tip: Wil je wijzigen welke ouder het gesprek mag plannen of wil je twee gesprekken plannen voor 1 leerling (bijvoorbeeld bij gescheiden ouders), klik dan op het potloodje achter de namen van de ouders, je komt dan bij uitgebreidere instellingen voor het gesprek.
Zie ook het artikel daarover.
Wijzig gesprek

 

3. Gespreksperiode selecteren

Vanuit dit scherm kan je de data van je gesprek aangeven.
Door met je muis op de tijd te staan, en vervolgens via een sleepbeweging het tijdstip van je gesprekken te bepalen worden de tijdsloten aangemaakt. Rechts bovenin staat vermeld hoeveel tijdsloten je dient aan te maken.

Via dit scherm kan je eventueel nog een aantal pauzes instellen/doorgeven of de tijdsloten verwijderen. Kies vervolgens voor  'Opslaan'.

Nadat je je gesprekstijden en data hebt doorgegeven klik je op  'Volgende'

Tijdsloten bewerken

 

4. Tijden toewijzen

Wil je alvast een aantal (of alle) tijden toewijzen zodat je zeker weet dat deze ouders op dit moment het gesprek voeren. In dit scherm kan je eventueel alvast een aantal tijden toewijzen naar de ouders, klik hiervoor op een van de blokken die je in de vorige stap hebt gemaakt; hier kun je nu tijden toewijzen. Wil je geen tijden toewijzen maar alle ouders zelf laten kiezen? Klik dan meteen op 'Volgende'.
Tijdsloten toewijzen

 

5. Inschrijfperiode instellen

Bij de laatste stap kun je instellen wanneer de inschrijving opent en sluit; en kun je eventueel alvast een aankondiging naar ouders versturen. Of je daar wel of niet voor kiest, wordt er bij het openen van de oudergesprekken altijd ook een mailtje naar de uitgenodigde ouders gestuurd.
Klik 'Opslaan' om het gesprek definitief te maken.
Inschrijfperiode instellen

Top! Je hebt nu een planning aangemaakt. Je vind een overzicht over de planning op de pagina met 'Oudergesprekken':
Planning overzicht klaar!


Tip: je kunt na het opslaan via de knop 'Opties' kan je je gesprek ten alle tijde nog aanpassen of wijzigen, of eventueel annuleren.
Opties

 

24 uur voordat de inschrijving sluit, wordt er automatisch een herinnering gestuurd naar de ouders die zich nog niet hebben ingeschreven.

Let op! De planning is, na de laatste datum van het laatste gesprek, nog twee weken zichtbaar in Social Schools, daarna wordt deze niet meer getoond.

Bijgewerkt 13 januari 2026 09:24