Exporteren van Excel-bestand om ouders uit te nodigen (ESIS)

In deze handleiding leggen we je uit hoe je uit ESIS een Excel-bestand kunt exporteren dat je kunt gebruiken om de ouders/verzorgers van leerlingen uit te nodigen in Social Schools.

Let op! Voordat je de ouders uitnodigt is het belangrijk dat je de leerlingen hebt geïmporteerd met een EDEX-import.

Ouders/verzorgers exporteren

Als je als beheerder ingelogd bent in ESIS kies je het tabblad beheer. Kies vervolgens de optie 'Vrije overzichten'.
Vrije overzichten
Klik op 'Toevoegen'.
Kies 'Een nieuw vrij overzicht samenstellen' en klik op 'Volgende'.
Invoer methode Vrije Overzichten
Vul een naam in voor het overzicht, bijvoorbeeld 'Social Schools csv' en eventueel een trefwoord.
Kies module 'leerlingen/verzorgers'.
Klik op 'Volgende'.
Vrije overzicht CSV
Selecteer de benodigde velden uit de lijst:
- Roepnaam
- Voorvoegsel
- Achternaam
- Geboorte datum
- Verzorger 1 email
- Verzorger 2 email
- Kies hierna 'Volgende'.
  Selecteer de velden
Hieraan hoeft niets veranderd te worden, klik op 'Volgende':
Weergave opties
Hieraan hoeft niets veranderd te worden, klik op 'Gereed'.
Het vrije overzicht is nu klaar.
Voorwaarden (niks mee doen!)
Selecteer het vrije overzicht dat je zojuist samengesteld hebt en klik op 'Preview'. Je komt nu in het 'uitvoer vrije overzichten' scherm:
Uitvoer vrije overzichten
Je krijgt een overzicht van het vrije overzicht dat je wilt uitvoeren. Klik 'Volgende'.
Uitvoer omschrijving
Klik het bovenste vinkje aan, je selecteert dan alle leerlingen om uit te voeren.
Aanvinken leerlingen
Je ziet nu een voorvertoning van het uiteindelijk bestand. Kies 'Xls' in plaats van pdf als bestandsformaat en klik 'Volgende':
Bestandsformaat Xls
Tenslotte kun je het bestand versturen. Vul hier het e-mailadres in waarop je het bestand wilt ontvangen en kies als bijlage 'xls'. Klik 'Verstuur'.
Verstuur het bestand
Open het Excel bestand dat je ontvangt. Je ziet nu het resultaat van de uitvoer.
Open het excel bestand
Om de uitvoer te kunnen importeren zijn er nog een paar wijzigingen aan dit bestand nodig:
- Verwijder de eerste 3 rijen van het bestand. De eerste rij is dan de rij met de kolom-namen “voorvoegsel, Achternaam etc.”
- Scrol helemaal naar beneden, en verwijder de laatste twee rijen. De laatste rij in het bestand is dan de laatste leerling.
Sla het bestand op als .xlsx, je hebt nu een bestand waarmee je de ouders kunt uitnodigen.